Rimtas verslo renginys nėra tik susitikimas, kuriame susirenka kolegos, partneriai ar klientai. Tai įmonės įvaizdžio, profesionalumo ir gebėjimo organizuoti procesus atspindys. Konferencija, mokymai, metinis susitikimas, produkto pristatymas, strateginė sesija ar susitikimas su svarbiais verslo partneriais gali daryti ilgalaikę įtaką įmonės reputacijai ir būsimiems sprendimams.
Dėl šios priežasties pasiruošimas verslo renginiui turėtų prasidėti gerokai anksčiau nei jo dieną. Reikia įvertinti ne tik programą ar pranešėjus, bet ir vietą, technines galimybes, dalyvių patogumą, maitinimą, susisiekimą, registraciją bei daugybę kitų detalių.
Vienas svarbiausių sprendimų yra tinkama konferencijų salė. Tradiciškai verslo renginiai dažnai organizuojami viešbučiuose ar užmiesčio turizmo sodybose, tačiau šiandien egzistuoja ir kita patogi alternatyva. Kai kurie modernūs verslo centrai siūlo profesionalias konferencijų erdves, todėl įmonėms nebereikia rinktis viešbučio vien todėl, kad jame yra renginiams skirta patalpa.
Tinkamai pasirinkta konferencijų salė gali supaprastinti organizavimą, sumažinti nereikalingas išlaidas ir sukurti profesionalesnę atmosferą, ypač jeigu renginys skirtas verslo auditorijai.
Pirmiausia aiškiai apibrėžkite renginio tikslą
Prieš ieškant vietos verslo renginiui, užsakant maitinimą ar derinant techninę įrangą reikia atsakyti į vieną pagrindinį klausimą: ką norite pasiekti šiuo renginiu?
Vienas renginys gali būti skirtas naujo produkto pristatymui, kitas darbuotojų mokymams, trečias svarbioms deryboms ar partnerių konferencijai. Nuo renginio tikslo priklausys beveik visi vėlesni organizaciniai sprendimai.
Jei renginio tikslas – perduoti daug informacijos, svarbiausia bus kokybiška vaizdo ir garso įranga. Jeigu planuojama strateginė sesija, reikės patogiai sustatytų stalų, lentų užrašams ir galimybės dalyvius suskirstyti į mažesnes grupes. Jeigu organizuojamas naujo produkto pristatymas klientams, daugiau dėmesio gali tekti skirti apšvietimui, ekrano dydžiui, registracijos zonai ir bendram erdvės reprezentatyvumui.
Aiškus tikslas taip pat padės atsisakyti nereikalingų paslaugų. Verslo renginių biudžetai dažnai išauga ne dėl vienos didelės išlaidos, bet dėl daugybės mažų papildomų užsakymų, kurių dalis renginiui iš tikrųjų nėra būtini.
Sudarykite realų dalyvių sąrašą
Dalyvių skaičius yra vienas svarbiausių veiksnių renkantis renginio vietą. Per maža salė gali sukelti diskomfortą, o labai didelė, bet beveik tuščia erdvė kuria prastą atmosferą.
Planuojant reikėtų turėti bent tris skaičius: kiek žmonių bus kviečiama, kiek dalyvių tikimasi ir koks maksimalus žmonių skaičius galėtų atvykti.
Pavyzdžiui, jeigu siunčiate 100 kvietimų, nebūtinai reikia iš karto rezervuoti auditoriją šimtui žmonių. Kita vertus, jei renginyje dalyvauja darbuotojai ir jų dalyvavimas privalomas, prognozuoti žmonių skaičių bus paprasčiau.
Svarbu pasidomėti ir tuo, kaip konkrečioje salėje galima sustatyti baldus. Ta pati patalpa gali sutalpinti skirtingą žmonių skaičių priklausomai nuo to, ar pasirenkamas teatro, klasės, U formos ar susitikimų stalo išdėstymas.
Konferencijų salė verslo centre, viešbutyje ar sodyboje?
Ilgą laiką įmonės, organizuodamos didesnius susitikimus, dažniausiai rinkdavosi konferencijų sales viešbučiuose. Kita populiari alternatyva buvo turizmo sodybos už miesto. Tačiau pasikeitus darbo įpročiams ir išaugus profesionalių verslo centrų pasiūlai atsirado daugiau pasirinkimų.
Kai kuriuose verslo centruose šiandien galima išsinuomoti ne tik biurą, bet ir profesionaliai įrengtą konferencijų salę kelioms valandoms, pusei dienos ar visai dienai.
Toks variantas ypač tinkamas renginiams, kuriems nereikalingas dalyvių apgyvendinimas.
| Renginio vieta | Pagrindiniai privalumai | Galimi trūkumai | Kam tinkamiausia |
| Verslo centro konferencijų salė | Profesionali aplinka, gera vieta mieste, moderni įranga, patogus susisiekimas | Dažniausiai nėra apgyvendinimo | Konferencijoms, mokymams, pristatymams, susitikimams |
| Viešbučio konferencijų salė | Galimybė vienoje vietoje organizuoti renginį ir apgyvendinti svečius | Galimos išlaidos paslaugoms, kurių net neprireikia | Tarptautiniams kelių dienų renginiams |
| Turizmo ar konferencijų sodyba | Privati aplinka, daugiau neformalios veiklos galimybių | Toliau nuo miesto, sudėtingesnis susisiekimas | Komandos renginiams, išvykoms, ilgesnėms strateginėms sesijoms |
| Įmonės biuras | Nėra atskiros patalpų nuomos kainos | Gali trūkti vietos, įrangos ir reprezentatyvumo | Mažiems vidiniams susitikimams |
Jeigu organizuojamas kelių valandų verslo seminaras, partnerių susitikimas ar klientams skirtas produkto pristatymas, viešbučio kambariai arba poilsio infrastruktūra dažnai nėra reikalingi. Tokiu atveju verslo centre esanti konferencijų salė gali būti praktiškesnis sprendimas.
Kodėl vieta mieste gali būti svarbesnė nei atrodo?
Dalyvio patirtis prasideda ne tuomet, kai jis atsisėda salėje. Ji prasideda bandant suprasti, kur vyksta renginys, kiek laiko reikės važiuoti ir kur bus galima pastatyti automobilį.
Todėl ieškant vietos verta įvertinti ne tik pačią salę, bet ir jos lokaciją.
Ypač tai aktualu sostinėje. Ieškant konferencijų salės Vilniuje, naudinga patikrinti, ar vietą paprasta pasiekti iš pagrindinių miesto rajonų, ar šalia yra viešojo transporto stotelių, automobilių stovėjimo vietų bei maitinimo įstaigų.
Tarptautiniams dalyviams gali būti svarbus atstumas iki oro uosto arba miesto centro. Vietiniams verslo klientams dažnai svarbiau patogiai atvykti automobiliu ar viešuoju transportu.
Jeigu renginys prasideda darbo dieną 9 valandą ryto, teoriškai patogi vieta gali tapti ne tokia patraukli, jei į ją reikia važiuoti per intensyviausio eismo zonas.
Įvertinkite techninę įrangą
Šiuolaikiniam verslo renginiui paprastai neužtenka stalo ir kėdžių. Net paprastame pristatyme gali prireikti didelio ekrano, projektoriaus arba televizoriaus, mikrofono, kolonėlių, patikimo interneto ryšio ir galimybės patogiai prijungti skirtingus kompiuterius.
Prieš rezervuojant salę reikėtų išsiaiškinti, kokia technika įtraukta į nuomos kainą.
Kartais maža salės kaina atrodo patraukliai, tačiau vėliau papildomai tenka mokėti už projektorių, mikrofonus, garso sistemą ar techninį aptarnavimą. Todėl geriau vertinti ne bazinę salės nuomos kainą, o galutinę renginio kainą.
Jeigu renginyje dalyvaus žmonių nuotoliniu būdu, būtina patikrinti ir vaizdo konferencijų galimybes. Hibridiniam renginiui gali prireikti kamerų, mikrofonų, ekrano nuotoliniams dalyviams bei stabilaus didelės spartos interneto.
Patikrinkite salę prieš renginį
Nuotraukos internete suteikia bendrą įspūdį, tačiau profesionaliam renginiui vien jų dažnai nepakanka.
Jeigu renginys svarbus, verta iš anksto nuvykti į vietą. Atsisėskite ten, kur sėdės dalyviai, ir patikrinkite, kaip matomas ekranas. Įvertinkite apšvietimą, akustiką, praėjimus ir registracijos vietą.
Svarbu apžiūrėti ir bendras patalpas. Dalyviai naudosis koridoriais, tualetais, rūbine, poilsio zona, todėl visa aplinka prisidės prie jų bendro įspūdžio apie renginį.
Reprezentaciniam susitikimui verslo centro aplinka gali turėti papildomą privalumą. Moderni biurų pastato architektūra, tvarkinga registratūra ir profesionalios bendrosios erdvės natūraliai siejamos su verslo aplinka.
Pagalvokite apie dalyvių komfortą
Geras renginys nėra tas, kuriame programa vyksta be klaidų. Geras renginys yra tas, kuriame dalyviui patogu būti kelias valandas.
Atkreipkite dėmesį į patalpų temperatūrą, vėdinimą, kėdžių patogumą ir galimybę pertraukų metu atsistoti bei pajudėti.
Jeigu konferencija trunka visą dieną, suplanuokite reguliarias pertraukas. Klausantis daugybės pranešimų, žmogui sunku išlaikyti dėmesį.
Taip pat svarbus vanduo. Net jeigu neplanuojate maitinimo, dalyviai turėtų lengvai pasiekti geriamąjį vandenį.
Maitinimas neturėtų tapti pagrindiniu renginio tikslu
Viešbučiai ir sodybos dažnai patrauklūs tuo, kad vienoje vietoje gali pasiūlyti ir salę, ir maitinimą. Tačiau tai nereiškia, kad kiekvienam verslo renginiui reikalingas didelis restoranas.
Trumpam susitikimui gali visiškai pakakti kavos, arbatos, vandens ir užkandžių. Pusės dienos konferencijai galima organizuoti kavos pertrauką, o visos dienos renginiui papildomai numatyti pietus.
Verslo centruose esančios konferencijų erdvės neretai leidžia naudotis išorinio maitinimo tiekėjais arba šalia esančiomis kavinėmis ir restoranais. Tai gali suteikti daugiau lankstumo ir padėti pritaikyti maitinimą prie konkretaus biudžeto.
Svarbiausia iš anksto išsiaiškinti salės taisykles.
Registracija turi būti kuo paprastesnė
Jeigu į renginį ateina keliolika žmonių, registracijos procesas paprastai nesudėtingas. Tačiau 50 ar 100 dalyvių srautas jau reikalauja daugiau organizavimo.
Svarbu, kad atėję žmonės greitai suprastų, kur eiti. Gali prireikti informacinių rodyklių nuo pagrindinio įėjimo iki salės.
Jeigu verslo centre veikia registratūra, verta iš anksto informuoti jos darbuotojus apie renginį. Tai ypač svarbu pastatuose, kuriuose taikoma patekimo kontrolė.
Renginio dalyvių sąrašą taip pat verta paruošti iš anksto. Jeigu dalijamos vardinės kortelės, jos turėtų būti išdėliotos taip, kad nereikėtų ilgai ieškoti kiekvieno žmogaus pavardės.
Turėkite atsarginį planą
Net labai gerai suplanuotame renginyje gali atsirasti nenumatytų situacijų.
Pranešėjo kompiuteris gali neprisijungti prie ekrano. Mikrofonas gali išsikrauti. Dalyvių gali atvykti daugiau nei planuota. Gali vėluoti maitinimas.
Profesionalus organizavimas reiškia ne tai, kad niekada neatsiranda problemų, o tai, kad organizatoriai žino, ką daryti joms atsiradus.
Todėl pristatymų kopijas verta turėti keliuose įrenginiuose arba debesijos saugykloje. Pravartu turėti papildomų adapterių, įkroviklių ir ilgintuvų.
Jeigu renginys didelis, turėtų būti aiškiai paskirtas žmogus, atsakingas už techninius klausimus.
3 konkretūs patarimai ruošiantis verslo renginiui
1. Salę rezervuokite pagal realų renginio formatą, o ne vien dalyvių skaičių. Penkiasdešimčiai žmonių skirta auditorija nebūtinai tiks penkiasdešimties žmonių strateginei sesijai, kurioje reikės stalų, darbo grupių ir papildomos erdvės.
2. Bent vieną kartą išbandykite visą techniką su tuo pačiu kompiuteriu, kuris bus naudojamas renginyje. Taip galima iš anksto pastebėti HDMI, USB-C, garso ar prezentacijų formatų problemas, kurios renginio dieną gali kainuoti daug laiko.
3. Rinkdamiesi vietą skaičiuokite visą renginio kainą. Lygindami, kiek kainuoja konferencijų salės nuoma, pridėkite techniką, maitinimą, automobilių stovėjimą ir kitas būtinas paslaugas. Tik tada skirtingus pasiūlymus galima palyginti objektyviai.
Renginio programa ir laiko valdymas
Gera vieta negali išgelbėti prastai suplanuotos programos.
Rimto verslo renginio programa turėtų būti aiški ir realistiška. Vienas dažniausių organizatorių trūkumų yra noras į vieną dieną sutalpinti per daug pranešimų.
Į programą būtina įtraukti ne tik pranešimų laiką, bet ir klausimus, pertraukas, dalyvių judėjimą bei galimus vėlavimus.
Jeigu pranešėjui skiriama 30 minučių, verta iš anksto sutarti, ar tai 30 minučių kalbai, ar 25 minutės pristatymui ir 5 minutės klausimams.
Renginio vedėjas arba moderatorius turėtų stebėti laiką ir mandagiai valdyti programos eigą.
Komunikacija prieš renginį
Net ir gerai suorganizuotas renginys gali sukelti nepatogumų, jeigu dalyviams trūksta informacijos.
Likus kelioms dienoms iki renginio verta nusiųsti trumpą priminimą. Jame turėtų būti data, pradžios laikas, tikslus adresas, atvykimo instrukcija ir informacija apie automobilių stovėjimo aikšteles.
Jeigu pastate taikoma registracija ar įėjimo kontrolė, apie tai taip pat reikėtų informuoti iš anksto.
Dalyviui neturėtų tekti renginio rytą skambinti organizatoriui ir klausti, į kurias duris eiti.
Dažniausiai užduodami klausimai
1. Kada geriausia pradėti ieškoti konferencijų salės?
Didesniam ar svarbiam renginiui vietos verta pradėti ieškoti bent prieš kelias savaites ar dar anksčiau. Kuo konkretesnė renginio data ir kuo daugiau dalyvių planuojama, tuo mažesnė tikimybė, kad tinkamiausia salė bus laisva paskutinę savaitę.
2. Ar verslo centro konferencijų salė gali pakeisti viešbučio konferencijų erdvę?
Taip, ypač jeigu renginiui nereikia dalyvių apgyvendinimo. Moderni verslo centro salė gali suteikti visą verslo susitikimui reikalingą infrastruktūrą, įskaitant ekranus, internetą, garso įrangą ir reprezentatyvią aplinką.
3. Nuo ko labiausiai priklauso konferencijų salės nuomos kaina?
Kainą paprastai lemia salės dydis, vieta, nuomos trukmė, techninė įranga bei papildomos paslaugos. Lyginant pasiūlymus svarbu vertinti bendrą galutinę kainą, o ne tik valandos ar dienos nuomos tarifą.
4. Kiek didesnę salę reikėtų rinktis nei planuojamas dalyvių skaičius?
Universalaus skaičiaus nėra, nes daug kas priklauso nuo baldų išdėstymo ir renginio pobūdžio. Geriausia salės administratoriui nurodyti dalyvių skaičių ir norimą renginio formatą, kad būtų pasiūlytas tinkamas išdėstymas.
5. Ar konferencijų salės Vilniuje tinka tarptautiniams renginiams?
Taip, tačiau tarptautinio renginio atveju verta papildomai įvertinti susisiekimą su oro uostu, viešbučių pasiūlą aplink renginio vietą bei galimybę visą informaciją pateikti anglų kalba. Jeigu dalyviams reikalinga nakvynė, konferencijų salę verslo centre galima derinti su atskirai pasirinktu viešbučiu.